Réduisez visiblement le nombre de vos e-mails dans Outlook 2010

Tous les lundis matin c’est la même chose : je passe presque une heure à prendre connaissance de tous mes e-mails.

Qui plus est, je m’aperçois que sur 20 ou 30 nouveaux messages reçus, seule une petite dizaine valait vraiment la peine d’être lus… mes contacts ADORENT la fonction “répondre à tous” et finalement je suis systématiquement en copie de tous leurs échanges !

Non seulement cela me fait perdre du temps, mais en plus [pour bien démarrer la semaine] je me sens déjà stressée ! 
Vous aussi vous avez déjà vécu cela ?

J’ai découvert dans Outlook 2010 que l’on pouvait réduire visiblement le nombre d’e-mails reçus en les regroupant par conversation. Ainsi, seul le dernier e-mail de la discussion apparait et cela change tout : moins d’e-mails à lire, moins de temps perdu, donc moins de stress :

Depuis votre fenêtre Outlook, rendez-vous dans l’onglet Affichage

Cochez l’option “Afficher en tant que conversations”

De préférence, choisissez d’appliquer ce nouvel affichage pour Tous les dossiers de votre Boîte de réception

A présent, vous remarquez que certains de vos e-mails affichés dans votre boîte de réception sont précédés d’une petite flèche blanche : cliquez dessus pour déplier la conversation et voir les e-mails antérieurs liés.

Voyez : à la place de 4 messages ci-dessous, je n’en ai plus qu’un seul (le dernier) visible dans ma boîte de réception : je gagne un temps considérable !

Au final, grâce à cette astuce, je gagne au moins 1h par semaine à ne pas chercher ni regrouper mes e-mails.
Pour mes envois d’invitation aux réunions, je ne suis pas noyée sous les e-mails de réponses de mes collègues : toutes sont regroupées et masquées dans la même conversation.
Et encore mieux : je n’ai même plus besoin de fouiller dans mes messages envoyés : je les retrouve aussi dans le fil de conversation !

Retrouvez encore plus de nos bonnes pratiques pour votre messagerie Outlook dans notre triptyque Outlook 2010 – Boîte aux lettres.